Realizar uma boa gestão de contrato de fornecedores é um passo fundamental para ter uma administração eficaz no condomínio. Afinal, ela garante a segurança jurídica entre o condomínio, empresas e funcionários terceirizados. Além disso, permite ter mais controle sobre os serviços, evitando atrasos, falhas, prejuízos e outros problemas aos moradores.
No entanto, essa tarefa é um desafio para os síndicos, pois estamos falando de um grande volume de informações com finalidades e origens variadas. Por esse motivo, separamos 4 boas práticas que ajudarão você a gerir corretamente os contratos com fornecedores. Acompanhe!
1. Verifique a situação legal do fornecedor
O primeiro passo é pesquisar a situação legal da empresa que pretende contratar. Desse modo, você saberá se ela enfrenta algum processo judicial ou fiscal e se está regularizada. Além disso, procure saber sobre a reputação desse fornecedor.
É importante fazer isso mesmo se não for a primeira vez que você solicita os serviços dessa empresa. Assim, você poderá verificar se ela continua tendo uma boa atuação no mercado.
2. Elabore bons contratos
O contrato é o que estabelece os direitos e obrigações entre as partes. Então, ele deve ser feito com a máxima atenção e com a descrição detalhada dos termos, como prazo, valores, formas de pagamento, qualidade e condições do serviço a ser prestado, entre outros fatores.
Além disso, também deve conter as informações básicas das partes, como nome, CPF ou CNPJ, endereço, formas de contato. Caso você sinta insegurança ou tenha dúvidas sobre a elaboração dos contratos, recomendamos contar com uma assistência jurídica. Também vale lembrar que você só deve assinar o documento caso tenha compreendido e concorde totalmente com todos os termos.
3. Reavalie os contratos já firmados
Outro ponto importante para uma gestão eficaz do condomínio é reavaliar os contratos já firmados. Isso porque algumas parcerias podem não corresponder mais às necessidades ou particularidades do empreendimento. Também podem não condizer com os valores praticados no mercado.
Além do mais, pode haver outras empresas com condições mais benéficas para o momento. Isso também permite que você analise a qualidade dos serviços já prestados e, se for o caso de renovar, fazer as devidas alterações.
4. Organize os contratos de fornecedores
Um condomínio requer o fornecimento de uma série de serviços e funcionários. Por isso, há diversos contratos. E, se cada vez que você precisa deum documento gasta muito tempo para procurá-lo, sua gestão de contrato de fornecedores não está sendo eficiente. Então, mantenha os contratos sempre bem organizados.
Se ainda trabalha com documentos físicos, lembre-se de que eles devem estar em um ambiente seguro e de acesso restrito, mas que os moradores podem solicitar algum sempre que julgarem necessário.
Ao digitalizar e arquivar em nuvem os contratos de fornecedores, você conseguirá organizar de maneira mais fácil, além de ter acesso rápido sempre que precisar. O site da PACTO Administradora conta comum espaço específico para isso. Todos os documentos ficarão armazenados em um único local, onde os condôminos podem acessar sempre que quiserem, gerando mais transparência para a gestão.
Como você viu, a gestão de contrato de fornecedores é uma prática essencial para uma administração eficiente. Por ser uma tarefa que requer bastante atenção, o ideal é contar com uma administradora de condomínios. Afinal, esse tipo de empresa tem o conhecimento e a experiência necessários para efetuá-la da forma mais eficaz possível, permitindo que o síndico se dedique melhor a outras atividades da gestão.
Então, entre em contato conosco e entenda como os profissionais da PACTO Administradora podem contribuir para gerir o seu condomínio!
