Confira boas práticas para a gestão do condomínio

Fazer a gestão do condomínio com sabedoria é fundamental para que você consiga satisfazer as necessidades e os desejos dos inquilinos, ao mesmo tempo em que organiza o empreendimento e faz com que tudo funcione na devida ordem.

Nesse texto, com as boas práticas para a gestão de um condomínio, daremos algumas dicas fundamentais sobre como você consegue garantir uma gestão eficiente e ainda manter tudo em ordem sem gerar complicações para você ou para os demais condôminos. Ficou interessado? Então, continue a leitura!

O que é a gestão de condomínio?

Um gestor de condomínios de prédios ou casas residenciais tem como função administrar os processos do dia a dia, como pagamento de contas, manutenções etc. Além disso, ele zela pelo patrimônio objetivando garantir a satisfação dos moradores.

Assim, ao zelar pelo condomínio em diversas áreas necessárias para funcionar adequadamente, uma boa gestão de condomínios deve atuar eficientemente nos setores:

gestão de pessoas, incluindo contratação e desligamento de funcionários;
administrar o serviço de jardinagem e manutenção da piscina;
administrar a limpeza das áreas comuns;
manutenções preventivas e corretivas;
cuidar dos trâmites jurídicos;
utilizar meios tecnológicos;
financeiro, fiscal e contábil;
mediação de conflitos;
folha de pagamento;
prestação de contas;
questões jurídicas etc.

É fundamental que, no momento da eleição de síndico, o mesmo mostre suas competências nas áreas mencionadas acima.

Qual é a importância de uma boa gestão do condomínio?

Se você é síndico, já deve saber que praticar uma boa gestão de condomínio não é tarefa das mais fáceis. Apenas uma passada de olhar na lista acima já mostra o quão tudo pode ser complexo.

Assim, uma administração de condomínios eficiente facilita a vida de todos, tanto do síndico quanto dos condôminos. O motivo é simples, uma boa gestão alia as facilidades das inovações trazidas pela tecnologia com a compreensão técnica que visa sanar todas as dúvidas dos síndicos, subsíndicos e conselheiros.

Quais as melhores dicas para uma gestão eficiente?

Nas linhas a seguir, você vai conferir várias dicas para ser capaz de aplicar as boas práticas para a gestão do condomínio!

Tenha um planejamento estratégico adequado

Na administração de condomínios, tudo deve começar com um plano de gestão eficaz. Por isso, antes de qualquer outra medida, ou seja, assim que for eleito síndico, faça o planejamento. Para funcionar adequadamente, estruture um documento armazenando todas as informações necessárias para a gestão. A seguir,estão algumas dicas — na ordem em que devem acontecer — para facilitar nesse sentido. Confira=as!

reflita sobre os aspectos inerentes ao condomínio que está assumindo;
agrupe e a seguir faça uma lista com todas as atividades por assuntos;
separe tarefas as ordinárias (que acontecem diária ou semanalmente) das extraordinárias (acontecem quinzenal ou mensalmente, por exemplo);
comece com as ações de curto prazo e planeje as tarefas de médio e longo prazo;
reveja e reflita todas as soluções;
coloque as ideias em prática.

Preste atenção na manutenção predial

Uma das atividades atribuídas a um síndico é a de verificar se as manutenções do condomínio estão sendo feitas corretamente. Dessa forma, todos os prédios estarão seguros e em boas condições de vivência e convivência. Alguns locais investem na terceirização desse serviço, para que, dessa forma, ele não tenha que se preocupar com a verificação de documentos, contratos e serviços, já que alguém executará essa atividade.

Algumas atividades que devem fazer parte do cronograma de manutenção predial são:

conferir se o local seguem as normas regulamentadores;
manutenção dos extintores;
limpeza da caixa d’água;
renovação dos seguros;
dedetização periódica etc;

Além disso, é papel do síndico verificar as melhores opções para a realização dessas atividades, uma vez que existem diversas empresas no mercado que realizam esses serviços, porém, com nível de qualidade e custo variados.

Organize o quadro de funcionários

Para manter um condomínio em ordem e funcionando corretamente, é preciso contar com vários funcionários, que farão reparos pontuais, limpeza, cuidados com o jardim e outras atividades (se não forem terceirizadas). Assim, o síndico deve estar preparado para lidar com atividades como:

contratar os prestadores de serviço;
integrá-los à rotina do condomínio;
treinar todos os colaboradores;
cuidar das escalas de trabalho;
fazer a folha de pagamento etc.

Convém, ainda, certificar-se de que a equipe esteja recebendo corretamente os seus benefícios e encargos. Além disso, qualquer problema de trabalho precisa ser averiguado e corrigido para o bem e segurança de todo o prédio. Para escolher os melhores funcionários para o seu condomínio, é preciso verificar a sua experiência profissional em suas atividades, além de avaliar suas experiências (por meio de referências, por exemplo) anteriores.

Priorize a prestação de contas

Para que um condomínio funcione corretamente, é importante que ele esteja com a saúde financeira em dia. Dessa forma, é papel do síndico ter uma boa gestão financeira, para que saiba usar o dinheiro destinado ao cuidado do condomínio com mais sabedoria.

Para ajudar nessa missão, o síndico poderá realizar umplanejamento financeiro, avaliando quanto de dinheiro será destinado para cada setor do condomínio. Além disso, é interessante sempre pesquisar por opções mais baratas a longo e curto prazo, porém, sem perder a qualidade das atividades prestadas.

Além disso, também é preciso gerir os documentos que precisam ser recebidos, assinados e emitidos com relação às movimentações financeiras, além de avaliar e assinar os contratos gerados. Com isso, você conseguirá ter um condomínio funcionando perfeitamente, sem a necessidade de aumentar o aluguel ou realizar outras estratégias para que essas atividades caibam no orçamento previsto.

Invista em uma melhor comunicação

O síndico é o principal elo de comunicação entre o que acontece no condomínio e os condôminos. Por isso, é importante que a sua comunicação seja o mais transparente possível e aconteça por meio de avisos informativos e em reuniões. Assim, é essencial que o síndico convoque assembleias, reuniões e outros eventos que ajudem nessa aproximação.

Nestas oportunidades, os condôminos falarão sobre os problemas que estão enfrentando em suas residências ou áreas comuns do condomínio, e assim, o administrador ficará ciente desses problemas. Além disso, os moradores ainda ajudarão com dicas do que pode ser implementado na infraestrutura, auxiliando no conforto e no crescimento do condomínio para todos que vivem nesse ambiente.

Também é possível ter essa comunicação de maneira online, como por exemplo, manter grupos de conversa pelo WhatsApp ou outro aplicativo de mensagens. É interessante, ainda, criar redes sociais para compartilhar as mudanças e implementações feitas no condomínio.

Esteja disponível ao subsíndico e aos condôminos

Imprevistos podem acontecer a qualquer hora do dia, e por isso, o síndico precisa estar disponível o máximo de tempo possível para resolvê-los. Muitos contam com outros empregos ou outras atividades durante o dia, logo, uma disponibilidade 24/7 não seria possível — para isso, conte com o subsíndico, que poderá assumir suas responsabilidades na sua folga. Entretanto, ainda é possível ser solícito e procurar atender aos chamados sempre que possível.

Ao mesmo tempo, também é importante validar a dica anterior e se manter transparente com seus condôminos, explicando os momentos em que não será possível ajudar. Dessa forma, você conseguirá manter uma boa relação com os moradores, que poderão respeitar seus horários de descanso ou de ocupação, e o convocarão apenas quando for necessário e nos períodos adequados.

Caso invista em uma administradora de condomínios, esse trabalho será facilitado, uma vez que o síndico contará com profissionais para resolver pendências diretamente, sem que o gestor precise contratar alguém para resolver certo incidente.

Terceirize serviços quando necessário

Com a terceirização de certos serviços de condomínio, o síndico poderá ter um controle mais eficaz com relação às despesas, além de poder contar com a experiência de profissionais aptos para certas tarefas, como:

portaria (presencial ou virtual);
manutenção de piscina;
serviços de jardinagem;
serviços de limpeza etc.

Ao oferecer soluções eficientes é possível garantir mais qualidade nos serviços prestados, já que você terá mais disponibilidade para focar nas questões administrativas e outras demandas dos moradores.

Encare as decisões a serem tomadas

A principal razão para um síndico ser escolhido é pelo fato dele liderar a organização do condomínio ou prédio. Dessa forma, ele precisa ter coragem e autonomia para tomar decisões, mesmo que essa seja uma tarefa difícil. Além disso, muitas dessas nomeações podem não agradar a todos, mas, mesmo assim, precisarão ser feitas para garantir a ordem ou saúde financeira do espaço. Para isso, é importante que esses pontos sejam bastante discutidos com os moradores.

Por isso, é importante que, antes de tomar decisões, o síndico tenha embasamento para tais escolhas, além de deixar com que os inquilinos participem, dando suas sugestões ou opiniões sobre o assunto em questão. Dessa forma, o administrador conseguirá cumprir seu papel de líder e manter uma boa relação com todos os moradores, para que juntos consigam transformar o seu prédio ou condomínio em um lugar melhor para se viver.

Agora que você entendeu a importância de gerir um condomínio e conferiu as nossas dicas de como ter uma boa gestão do condomínio, deve ter percebido que precisará de ajuda especializada para essa missão. Por isso, conte com a PACTO Administradora para auxiliar na administração do seu espaço e trazer maior satisfação aos moradores.Entre em contato conosco e conheça os nossos planos e serviços!