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Assembleias Digitais: como implementar no condomínio

Assembleias Digitais: como implementar no condomínio

Os condomínios estão, a cada dia mais, apostando nas assembleias digitais para realizar as deliberações. Essa modalidade já era adotada por alguns empreendimentos que notaram os seus benefícios, porém, com a pandemia e após a Lei 14.010/2020, ela entrou no dia a dia de vez.

Mas, para a realização da assembleia on-line é preciso tomar alguns cuidados. Então, pensando nisso, trouxemos algumas dicas que vão ajudar os síndicos na hora de convocar e realizar a sua reunião. Confira!

O que é a assembleia digital?

Nos condomínios, as decisões são tomadas pelos condôminos em uma reunião chamada Assembleia Geral. Por isso, nessa assembleia são discutidos assuntos como:

  • Aprovação das despesas;
  • Valor das contribuições dos condôminos;
  • Prestação de contas;
  • Escolha do síndico (que é o representante legal do condomínio);
  • Normas que regerão o condomínio.

Além disso, outros assuntos pertinentes àquela comunidade também podem ser debatidos. Dessa forma, a assembleia digital nada mais é do que uma reunião de condomínio que acontece on-line, ou seja, de forma totalmente virtual.

Os condôminos podem assistir e participar da reunião por meio do celular, tablet ou desktop, tudo sem precisar sair de casa. Ou seja, basta ter um destes equipamentos e uma conexão de internet para estar presente.

Principais benefícios das assembleias digitais

Mesmo após o fim do período que a Lei autorizou a realização das assembleias digitais, vários condomínios continuaram fazendo as suas reuniões on-line. Isso porque essa modalidade apresentou inúmeros benefícios tanto para o síndico como para os condôminos.

Confira os principais pontos positivos das assembleias digitais:

  • Aumento significativo no quórum de presentes: com a possibilidade de acessar a reunião de qualquer lugar, vários proprietários que não compareciam às deliberações por inúmeros fatores – seja por morar longe do condomínio, por falta de tempo ou ter alguma limitação motora -, a partir de agora conseguem participar;
  • Redução no tempo de realização da reunião: nas assembleias presenciais um dos grandes problemas que o síndico tinha para conduzir o debate eram as conversas paralelas. Em alguns casos, a todo momento, ele tinha que parar a fala principal para pedir silêncio para os demais participantes. Nas assembleias digitais, isso não acontece mais, afinal cada condômino está em sua casa;
  • Mais praticidade: não há dúvidas de que as reuniões on-line são muito mais práticas para todos. Seja para os condôminos que não precisam se deslocar ou até mesmo para quem vai redigir a ata da assembleia, afinal, os programas geralmente usados para esse fim permitem gravar integralmente a reunião;
  • Prevenção à Covid-19: não podemos esquecer que ainda estamos vivendo uma pandemia. Por isso, neste momento, o melhor a se fazer é respeitar as regras de distanciamento social e evitar aglomerações.

Além de todos os benefícios acima, é necessário destacar também que, atualmente, os programas usados para as reuniões são bastante intuitivos. Ou seja, qualquer pessoa consegue entrar na sala para participar das assembleias.

Caso tenha alguma pessoa com dificuldade em manusear os meios digitais no condomínio, a sugestão é fazer um tutorial uns dias antes da reunião.

Outra opção é pedir ajuda para um membro da família para ensinar o interessado a usar o programa que será usado para a assembleia.

Meu condomínio pode fazer uma assembleia digital?

Uma dúvida muito comum para os síndicos é se eles podem continuar com as assembleias digitais após outubro de 2020, prazo estabelecido na Lei 14.010/2020.

Alguns especialistas em Direito Condominial acreditam que as reuniões on-line não são mais válidas, pois não há previsão legal. Ao contrário do que ocorre, por exemplo, com as assembleias gerais das sociedades anônimas, que são autorizadas expressamente pela Lei 12.431/2011.

Por outro lado, há aqueles que defendem que as assembleias digitais podem continuar sendo feitas. Esse entendimento baseia-se no fato de que não há nenhuma lei que proíba a realização das reuniões condominiais em ambiente on-line.

Então, se não há impedimento, está autorizado, até mesmo porque a lei não prescreve uma forma específica para as reuniões.

Outra tese defendida por aqueles que são favoráveis às assembleias digitais é que o estado de calamidade ainda não acabou. Ou seja, apesar do texto da Lei 14.010/2020 ter determinado um prazo para a sua validade, ela ainda pode ser realizada devido à situação de exceção.

Nesse sentido, a Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro dispõe que quando a lei for omissa, o juiz decidirá o caso de acordo com a analogia, os costumes e os princípios gerais de direito, atendendo aos fins sociais a que ela se dirige e às exigências do bem comum.

Em vista disso, nesse momento a legislação poderia ser interpretada em benefício das assembleias digitais. Afinal, mais do que nunca,  o distanciamento social é de suma importância para conter o avanço da pandemia, inclusive com a proibição de municípios e estados em realizar reuniões presenciais.

Mas, antes de convocar uma assembleia digital, recomenda-se a consulta ao Regimento Interno e à Convenção do Condomínio. Isso deve ser feito para verificar se não há nenhuma proibição na realização desse tipo de reunião.

Como fazer?

Antes de optar por fazer a sua assembleia virtual, o síndico deve levar em consideração alguns passos. Dessa forma, ele se resguarda de que sua reunião e todas as decisões terão validade legal.

1. Convocação da Assembleia

De acordo com o artigo 1.354 do Código Civil, a realização de uma assembleia pode ocorrer se todos os condôminos forem devidamente convocados. A mesma regra é aplicada para as assembleias realizadas em ambiente virtual.

Desta forma, o condomínio deverá realizar a convocação da maneira tradicional, sempre respeitando o que determina a convenção, sob pena de perda da validade das deliberações.

Clique aqui e leia o texto em nosso blog sobre como fazer um edital de convocação. 

2. Identificação dos condôminos

Na realização de assembleias digitais é muito importante a utilização da plataforma correta. Pois, é por meio desta ferramenta que a segurança das decisões tomadas durante a reunião será validada.

Por isso, a plataforma escolhida deverá garantir a segurança administrativa, digital e jurídica necessária ao condomínio em relação à  identificação dos condôminos habilitados a participar e votar.

Por se tratar de uma reunião virtual, deve-se garantir que a pessoa que está participando é, de fato, o condômino. Então, sugere-se que o síndico, presidente ou secretário tenha em mãos uma lista atualizada com o cadastro dos moradores.

Isso também é importante para verificar se existe alguma unidade inadimplente e, portanto, impedida de votar.

Se houver outorga de procuração esta deverá ser apresentada em assembleia ou, a critério do condomínio, previamente antes da reunião.

3. Votação das deliberações

A votação dos temas apresentados na reunião deve ocorrer somente após os debates. Permitir que ela seja realizada antes do início da deliberação pode acarretar em alegações de nulidades, em razão do exercício do contraditório não ter sido exercido em sua plenitude.

É importante lembrar que a manifestação dos participantes poderá ocorrer por qualquer meio eletrônico indicado pelo administrador. Desde que assegure a identificação do participante e a segurança do voto, produzirá todos os efeitos legais de uma assinatura presencial.

Ainda, sugere-se que a assembleia seja gravada, para fins de posterior comprovação das deliberações, caso necessário. Além disso, os condôminos devem ser informados sobre a gravação e concordarem com a medida.

4. Elaboração da ata

A elaboração da ata é importante para registrar as deliberações e cientificar aqueles que não participaram da assembleia. Pois isso facilita o cumprimento das obrigações assumidas.

Clique aqui para acessar o texto em nosso blog sobre elaboração da ata.

5. Assinatura e registro da ata

Via de regra, a assinatura da ata deve ser realizada no mínimo pelo síndico, presidente e secretário. Ou seja, ela também poderá ser feita de forma eletrônica, por meio de certificado digital ou sites que oferecem a assinatura digital nos padrões exigidos pela legislação.

A assinatura dos condôminos, salvo melhor juízo, é facultativa. Afinal, a Lei 14.010/2020 dispõe que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.

Após todos os trâmites acima, sugere-se o registro da ata no cartório, pois isso dá publicidade do documento a terceiros. Inclusive, algumas convenções estipulam esse registro como obrigatório.

Conte com ajuda profissional

A PACTO oferece todo o suporte necessário para a execução da assembleia digital em seu condomínio, seja cliente ou não. Desde a convocação até a realização da reunião, temos toda uma equipe preparada para auxiliar os síndicos neste momento.

Os nossos especialistas cuidarão da criação, convocação e da condução da assembleia. Por meio do Lino, nosso assistente virtual via WhatsApp, os participantes poderão visualizar o edital e ter acesso ao link da reunião.

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