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Administração de condomínios: 6 dicas para uma gestão condominial eficiente

Administração de condomínios: 6 dicas para uma gestão condominial eficiente

Administrar um condomínio não é tarefa fácil. Afinal, dá trabalho manter a boa relação com os condôminos, funcionários e prestadores de serviços, cuidar da contabilidade e da manutenção de áreas comuns, além das atividades operacionais.

Na prática, a administração de condomínios é como gerir uma empresa: folhas de pagamento de funcionários, emissão de boletos de pagamento de taxa condominial, prestação de contas… Por isso, saber cuidar de todos os detalhes é fundamental para que essa gestão seja eficiente.

Se você é síndico e quer melhorar a gestão do seu condomínio, continue lendo e confira as 6 dicas que trouxemos neste post!

1. Crie meios de comunicação com os moradores

Como em qualquer empresa, ter uma boa comunicação interna é o primeiro passo para uma boa gestão. Por isso, invista em meios de se comunicar com os moradores do condomínio, como o uso de circulares, o incentivo à participação em assembleias e um canal direto com o síndico (em caso de emergências), como um número de WhatsApp próprio para isso.

Seja qual for o meio, ter uma comunicação clara, cordial e amigável também é importante para a boa convivência de todos e para as eventuais soluções de conflito. Dessa forma, o síndico passa confiança aos condôminos e colaboradores.

Para auxiliar na comunicação, a Pacto Administradora tem uma ferramenta de comunicação para condomínios, chamada Elemidia. São telas que podem ser instaladas em elevadores ou no hall de entrada, na altura dos olhos, que substituem os papéis e tem como finalidade manter todos os condôminos informados.

Em tempos de Covid-19, porém, todo cuidado é necessário. Lembre-se de que manter a distância física é fundamental para evitar a propagação da doença, então, esteja presente de forma digital!

2. Fique de olho no fluxo de caixa e mantenha as contas em dia

O fluxo de caixa é essencial para a organização das contas e a movimentação financeira do condomínio. Por isso, deixe uma parte dele separada para situações emergenciais — como manutenções inesperadas ou outras situações de última hora. Exija sempre as notas fiscais e recibos de todos os produtos adquiridos e serviços prestados ao condomínio. Seja transparente: mantenha tudo isso guardado em uma planilha e preste contas aos moradores.

Além das notas fiscais e recibos, organize os custos de luz e água, o pagamento do salário de colaboradores, impostos e gastos com fornecedores. Tudo deve ser discriminado para que qualquer morador tenha acesso e a cobrança seja feita sem receio de conflitos.

O SeuConsumo, plataforma parceira, pode ajudar no acompanhamento da água e gás do condomínio, uma vez que eles são referência quando o assunto é o aproveitamento consciente desses bens de consumo.

Atualmente, existem muitas empresas que atuam na administração de condomínios e podem fazer esse trabalho para você — como a Pacto Administradora, que oferece um serviço completo de contabilidade e financeiro.

3. Conte com uma administração condominial

Sabemos que a gestão condominial tem muitos detalhes, como a contabilidade, o financeiro e a própria parte jurídica, que precisam de atenção. Portanto, contar com uma ajuda especializada pode acabar fazendo a diferença.

A Pacto Administradora oferece seus serviços há mais de 30 anos, nas seguintes áreas:

  • cobrança — departamento especializado, com equipe qualificada em realizar cobranças de débitos por meio de procedimentos que combatam a inadimplência;
  • consultoria — equipe direcionada para auxiliar as demandas da implantação de novos condomínios, por meio de orientação à administração, presença em assembleias e visitas agendadas;
  • consultoria jurídica — equipe especializada em realizar cobranças judiciais, de forma amigável, dos débitos do condomínio, visando o combate à inadimplência. Além disso, oferece serviços de assistência em reclamatórias trabalhistas e cobranças em parceria com o TJMG;
  • contabilidade — além de organizar as contas do condomínio, atende os síndicos e prestadores de serviços condominiais por meio de acompanhamento das exigências ficais legais, e ainda realiza a atualização contábil diária e elabora os balancetes mensais;
  • financeiro — realiza o acompanhamento de toda a movimentação financeira condominial, desde os pagamentos das obrigações de responsabilidade do condomínio até a regularização de pendências e previsão orçamentária.

4. Utilize um sistema de gestão para condomínios

São muitas as tarefas atribuídas ao síndico, por isso, o mais indicado é contratar uma administradora que tenha opções de sistema de gestão para condomínios. Essas opções auxiliará você em toda a organização dessas tarefas, tornando o dia a dia bem mais prático.

Por exemplo, o aplicativo da nossa administradora, a pactoNet, auxilia a gestão condominial organizando todas as tarefas de que você precisa ter controle. Confira o que ele pode fazer por você:

  • gerar ordem de pagamento com comprovante anexado;
  • facilitar o cadastro de fornecedores
  • realizar transferências;
  • solicitar 2ª via de boleto;
  • solicitar malotes;
  • verificar, aprovar e bloquear agendamentos;
  • visualizar o extrato mensal do condomínio.

Diante de tudo isso, esqueça a agenda e migre para um sistema de gestão que você pode acessar de qualquer lugar, com a praticidade de levá-lo no seu bolso!

5. Organize a manutenção predial

A manutenção das áreas comuns do prédio também é fundamental. Afinal, os moradores pagam a taxa de condomínio para que a limpeza e a organização do prédio sejam mantidas, certo?

Organize a frequência da limpeza de cada área. Corredores, pisos, piscinas e jardins, por exemplo, devem ser limpos todos os dias. Já a manutenção preventiva de lâmpadas, ar-condicionado ou objetos quebrados deve ser feita semanalmente — pelo menos, a sua verificação — para evitar que o condômino passe por situações desagradáveis que poderiam ser prevenidas. Aliás, não só quanto a reclamações, mas também quanto a possíveis acidentes que essa falta de manutenção pode trazer.

Sempre realize vistoriais e organize de quanto em quanto tempo as coisas precisam ser verificadas no condomínio, para não ter problemas que estraguem a sua gestão.

6. Esteja sempre presente

Mesmo que você tenha o aplicativo pactoNet para lhe auxiliar na gestão da sua rotina administrativa, é muito importante se manter próximo dos condôminos, até para criar uma relação de confiança com eles.

Sempre que puder, atenda ao telefone, separe algumas horas na semana para estar disponível caso algum condômino precise falar com você pessoalmente e esteja atento aos seus e-mails, pois muitos fornecedores e colaboradores podem entrar em contato com você por lá. Além disso, o mais importante: esteja sempre disposto a solucionar problemas e ter uma resposta que passe confiança.

Por fim, lembre-se de que ser síndico de condomínio se iguala a ser um administrador de empresas, e estar à frente de uma delas é saber liderar muito bem. Por isso, não dispense o auxílio de pessoas qualificadas em administração de condomínios, para nutrir um bom relacionamento com os colaboradores e moradores e manter tudo em dia na sua gestão!

Gostou das nossas dicas? Então, que tal aproveitar para conferir também um pouco mais sobre como ficam os contratos de trabalho durante a pandemia?


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