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Síndico, você sabe o que é o eSocial? Como essa ferramenta pode te ajudar a cumprir as obrigações legais do condomínio? Quais obrigações estão inclusas?

Se você ainda tem dúvidas sobre o eSocial para o Condomínio, não se preocupe. Vamos mostrar como você pode implantar o eSocial no seu condomínio de forma eficiente e alinhada.

Devido a pandemia, o calendário de implementação foi alterado e a Fase 3 do eSocial para empresas pertencentes ao 3º grupo, que inclui os condomínios, passou a ser feita a partir do dia 10 de maio de 2021.

Segundo a portaria do Ministério da Economia, tornou-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (eventos periódicos) pelo sistema a partir das 8 horas de 10 de maio de 2021 de fatos ocorridos a partir de 1º de maio de 2021.

Já a implantação da 4ª Fase que estava agendada para 10/01/2022, foi adiada para 01/01/2023. Nesta última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).

O que é o eSocial?

De acordo com o projeto do governo federal, o eSocial foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

O eSocial faz parte de uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades federais: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTB. Todos esses órgãos e entidades trabalham juntos para que seja realizada a transmissão das informações de forma unificada, substituindo o preenchimento de diversos formulários e declarações. Se antes o processo era totalmente manual, burocrático e muito trabalhoso, hoje com o eSocial é menos trabalho e centralizado.

Obrigações comunicadas ao Governo pelo e-Social:

• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
• RAIS (Relação Anual de Informações);
• LRE (Livro de Registro de Empregados);
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
• Folha de pagamento;
• CD (Comunicação de Dispensa);
• GPS (Guia da Previdência Social);
• QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
• CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda);
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
• GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
• MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais).

Vantagens do eSocial para o Condomínio

• Viabiliza garantia aos direitos previdenciários e trabalhistas;
• Simplifica o cumprimento de obrigações;
• Aprimora a qualidade das informações das relações de trabalho;
• Diminui erros de cálculo;
• Melhora a segurança jurídica.

eSocial Simplificado: menos burocracia 

Desde 2021, o calendário de implementação do eSocial teve uma nova versão, mais simples e com o layout mais intuitivo. Esse portal passou  a ser  chamado pelo governo de eSocial Simplificado.

De acordo com a divulgação do Ministério da Economia, o eSocial Simplificado veio com a intenção de reduzir  o número de eventos, de campos do layout, excluindo informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados, e passou a utilizar o CPF como identificação única do trabalhador.

Fases de implantação do eSocial

Conheça as fases essenciais de implantação do eSocial para o condomínio. É válido lembrar que essas fases são de responsabilidade do condomínio (síndico), e da administradora responsável também.

1. é feito um levantamento de todas as informações cadastrais do condomínio (cargos, funções e salários);
2. todas as informações coletadas são inseridas no novo sistema, é incluído também encargos, férias e turnos trabalhados;
3. as informações sobre a folha de pagamento são entregues;
4. as contribuições previdenciárias, incluindo o envio e controle dos dados sobre segurança e saúde são unificados.

Conte com a PACTO Administradora para registrar e revisar todas as informações coletadas por você, assim, o planejamento será otimizado e os prazos serão devidamente cumpridos.

Prazos legais

É imprescindível que os prazos (definidos de acordo com o Comitê Diretivo do eSocial ) para envio das obrigações sejam cumpridos. Por isso, se atente  e lembre-se: os condomínios estão inclusos no 3º grupo de empregadores optantes pelo Simples Nacional (empregadores pessoa física, produtores rurais pessoas físicas e entidades sem fins lucrativos)

O eSocial para condomínios passa por um sistema de verificação da autenticidade dos dados. Conheça as fases:

1ª Fase: 10/01/2019 – Apenas informações relativas às empresas e às pessoas físicas, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas;

2ª Fase: 10/04/2019 – Nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos (eventos não periódicos), e as pessoas físicas quanto aos seus empregados. Ex: admissões, afastamentos e desligamentos

3ª Fase: 10/05/2021 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento. Substituição da GFIP: (10/2021) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias (Instrução Normativa específica, a ser publicada) (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019);

Janeiro/2023 – Substituição da GFIP em caso de confissão de dívida relativa a contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas, por lei, a terceiros em decorrência de decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela justiça do trabalho (ver Instrução Normativa RFB nº 2005/21).

(Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019)

4ª Fase: 01/01/2023 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).

Cronograma do eSocial

Apesar do prazo de implantação das últimas fases terem sido alterados, as mesmas já estão vigentes. Procure envolver todos os responsáveis pela coleta dos dados dos trabalhadores, e desenvolva um cronograma organizado e com datas, para que você possa seguir religiosamente os prazos estabelecidos. Conte com o próprio portal do eSocial, para ficar por dentro dos prazos: portal.esocial.gov.br

Não se esqueça de informar as obrigações

Existem alguns processos importantes e que devem ser incluídos na rotina administrativa do condomínio, caso contrário, será cobrado multa. Confira a seguir:

Admissão

O funcionário só poderá começar a trabalhar depois de ser registrado e estar com o contrato assinado. O condomínio deverá enviar à administradora o e-mail de autorização de admissão, contendo nome, telefone, função, horário de trabalho e valor do salário do trabalhador, com pelo menos 05 dias úteis de antecedência. Essas informações se não enviadas ao governo poderão gerar multas de até R $3.000,00.

Rescisão de contrato

O condomínio deve se atentar ao prazo para efetuar o pagamento da rescisão. Se o tempo ultrapassar, o condomínio passa a ser responsável por arcar com o custo de até um salário do trabalhador.

Acidente no ambiente de trabalho

Caso aconteça algum acidente, comunique ao RH imediatamente, o prazo para notificar ao eSocial pelo acidente é de 24h, caso esse prazo não seja cumprido, a multa é de R$403,54.

Controle de frequência

O limite de horas extras permitidas é de apenas 2 horas diárias. E o intervalo entre os turnos do trabalhador, não pode ser inferior a 11 horas. Caso essa exigência não seja respeitada, a multa é de R$37,83 por colaborador (o valor pode dobrar).

Alteração de cargo ou salário

A informação deve ser enviada ao departamento pessoal para que seja transmitida ao governo no máximo um mês antes da vigência. O valor da multa é de R$402,54.

Direito às férias

O condomínio deve avisar ao departamento pessoal para que a informação seja inserida no sistema com antecedência de 30 dias ao início das férias. E caso o funcionário trabalhe no período de férias, a multa varia de R$10,64 a R$106,41.

Afastamento temporário

É importante notificar ao departamento pessoal o afastamento do funcionário (férias, licença-maternidade, auxílio doença). O valor da multa para as empresas que transmitem a informação de forma errada, pode variar de R $1.812,87 a R $181.284,63.

Agora que você já sabe tudo sobre o eSocial para o Condomínio, é hora de colocá-lo em prática no seu condomínio. Vamos lá?

Informações dos trabalhadores

Colete e organize todas as informações dos seus trabalhadores. Essa é a etapa que mais requer atenção, e mais trabalhosa. Mas calma, vai dar certo! É válido construir uma planilha com as informações que devem ser coletadas, e começar a inserir os dados. Caso o seu condomínio ainda possua funcionários não cadastrados, isso pode configurar um problema quanto às normas, uma vez que a obrigatoriedade do eSocial já é uma realidade.

Folha de pagamento

Antes de enviar as informações, separe um tempo para revisar a folha de pagamento, e itens referentes a ela, como benefícios. Caso haja a omissão de qualquer dado, o seu condomínio poderá ser multado.

RET – Registro de Eventos Trabalhistas

Conforme mencionamos anteriormente, o registro de admissões, alterações salariais e demissões devem ser transmitidas por intermédio do RET. Elas devem ser transmitidas o mais rápido possível.

Viu como o planejamento pode te ajudar a não ter sustos? Fique atento aos prazos e é claro, conte com a ajuda da PACTO Administradora de condomínios para te auxiliar em cada etapa de implantação do eSocial para o Condomínio.

PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

A implantação do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) eletrônico estava prevista para 10 de janeiro de 2022, mas foi adiado para 01/01/2023, conforme disciplinou a Portaria MTP nº. 1.010, de 24 de dezembro de 2021. 

O PPP é um documento que reúne todas as informações e histórico dos trabalhadores, no que diz respeito à exposição a agentes nocivos. Agora, o formulário deve ser preenchido exclusivamente de forma eletrônica. 

Você já sabe da obrigatoriedade da Comunicação de Acidentes de Trabalho (S-2210). O prazo para registro é até o primeiro dia útil seguinte ao dia da ocorrência e, salvo em caso de morte, situação em que a mesma deve ser feita imediatamente. Além da S-2210, outros dois eventos passa a ter seu envio por meio eletrônico:

• S-2220 –  Monitoramento da Saúde do Trabalhador: O prazo de envio é até o dia 15 do mês subsequente ao da realização do correspondente exame. Exemplo:  atestado de saúde ocupacional admissional, demissional e periódico. 
• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos: O prazo de envio é até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador. Exemplo: PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos.

Certificado Digital

Os síndicos devem ficar atentos. Para declarar as informações, é necessário estar com certificado digital em válido. Confira os benefícios de ter essa ferramenta:

• mantém o condomínio em dia com as obrigações trabalhistas; 
• garante a segurança dos dados e autenticidade das informações; 
• evita fraudes; 
• diminui a burocracia; 
• adianta as demandas do síndico;
• assinatura de documentos de maneira rápida e instantânea; 
• otimiza a verificação das contribuições trabalhistas dos colaboradores; 
• agiliza a entrega das obrigações fiscais, como a declaração de Imposto de Renda.

Como obter

O primeiro passo para você, síndico, solicitar o Certificado para o seu condomínio é separar os seguintes documentos: a ata de eleição (registrada em cartório e com o mandato válido), convenção original, documento válido do responsável legal (RG e CPF OU CNH ou carteira funcional) e o estatuto original registrado para as associações.

Após isso, entre em contato com a PACTO Administradora. Além de auxiliar na gestão contábil, administrativa e financeira, também somos uma Autoridade de Registro. Ou seja, estamos preparados para emitir ou renovar agora mesmo o Certificado Digital tanto para pessoas jurídicas como físicas. Clique aqui e saiba mais. 

E não se esqueça; a adesão ao eSocial é obrigatória, ainda que seu condomínio não possua funcionários próprios. 

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