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Para manter a segurança dos moradores e dos funcionários do condomínio, é fundamental que o síndico crie um controle eficaz de entrada e saída do local. Para isso, é necessário realizar o cadastro de prestadores de serviços em condomínios para manter as informações atualizadas, já que muitas dessas pessoas podem prestar serviços recorrentes.

Neste texto, você que é síndico, verá como cadastrar os prestadores de serviço nos condomínios de forma adequada e que permita uma consulta rápida por meio da tecnologia. Vamos aprender como fazer?

Cheque a situação da empresa ou do prestador

Primeiramente, antes mesmo de fazer o cadastro de prestadores de serviços, é preciso analisar a idoneidade do profissional ou da empresa contratada. A melhor maneira do síndico fazer isso é exigindo a documentação e os certificados que comprovem que os prestadores estão em dia com a legislação e com os sindicatos de suas categorias.

Para as empresas terceirizadas, é fundamental, ainda, averiguar a sua reputação no mercado, visando minimizar a ocorrência de problemas.

Ofereça os recursos necessários para o cadastro

O síndico deve criar um cadastro com os dados dos profissionais que vão executar algum serviço nas áreas comuns do condomínio ou nas unidades, como apartamentos ou casas, por exemplo. Antes mesmo de fazer o cadastro do profissional, é requerida uma liberação prévia do morador, do zelador ou do próprio síndico.

São requisitos mínimos para o cadastro:

• identificação da unidade visitada (apartamento ou residência do condomínio);
• placa do veículo, caso precise utilizar a garagem do condomínio;
• documento de identificação (RG ou CPF);
• empresa em que trabalha (se for o caso);
• tipo de serviço a ser realizado;
• horário de entrada e saída das dependências do condomínio;
• nome da pessoa que prestará o serviço.

Faça o controle de entrada e saída do prestador

O documento terá os horários de entrada e de saída dos prestadores. Com isso, é possível monitorar o horário de permanência no local, inclusive, para que o período determinado para a execução do serviço não seja extrapolado, evitando a circulação pelo empreendimento sem finalidade. Dessa forma, na ocorrência de algum problema, será mais fácil saber quem esteve no condomínio e em que horário, para que as devidas medidas sejam tomadas.

Treine a equipe da portaria

A equipe de porteiros só deve liberar a entrada na portaria dos prestadores que estiverem devidamente registrados e, sem essa liberação, a pessoa não poderá entrar no condomínio, a fim de garantir a segurança dos moradores. No caso de uma substituição do prestador, por exemplo, a portaria deverá ser avisada com antecedência para que o cadastro do novo funcionário seja efetuado e a entrada liberada.

Com isso em mente, cabe informar às empresas previamente cadastradas que, em uma eventual mudança na equipe da empresa, as atualizações devem ser efetuadas e o residencial deve ser informado a respeito, antes que o novo prestador compareça ao local.

Conte com uma solução tecnológica 

O cadastro de prestadores de serviços em condomínios pode ser feito em softwares ou aplicativos como o app Pacto. Assim, você dará adeus aos cadastros feitos com papel e caneta! Com esses recursos digitais, o acesso é autorizado sem prejudicar a segurança do condomínio, de uma maneira prática e segura.

Viu como é simples deixar sua residência mais segura com o cadastro de prestadores de serviços em condomínios? Se você deseja fazer uma atualização de cadastro, saiba que ela pode ser facilitada pelos canais exclusivos da área de Cliente PACTO, que incluem site, Lino (atendente virtual do WhatsApp) e também nosso aplicativo.

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