Manual para a parametrização da reserva de espaço
Para facilitar a gestão das áreas comuns do condomínio, atividade que demanda muito tempo dos síndicos, a PACTO Administradora lançou uma plataforma que permite o cadastro desses espaços em nosso site. Após a parametrização e a disponibilização, os condôminos conseguem solicitar a reserva, tanto pelo site quanto pelo aplicativo.
Se você já leu esse manual e quer ir direto ao que importa para você, use o menu lateral. ➔
Modernizar o processo de reserva das áreas comuns possui vários benefícios. Confira alguns:
- Otimiza o tempo do síndico: ao adotar o sistema de reserva de espaço da PACTO, todas as solicitações podem ser validadas na sua área de cliente e a sua resposta chega para o condômino responsável pelo pedido. Além disso, caso tenha cobrança para o uso, o nosso departamento de Taxas será informado automaticamente;
- Evita reservas em duplicidade: em uma das parametrizações há a possibilidade de não permitir a solicitação de locação do espaço por mais de uma unidade. Ou seja, após a aprovação para o uso da área comum para um morador, outra pessoa não poderá solicitar a reserva;
- Mais praticidade para os condôminos: ao utilizar o sistema de reserva de espaço, o condômino não precisa se encontrar com o síndico pessoalmente, muito menos redigir documentos e solicitações impressas e nem aguardar por horas, ou até mesmo dias, por uma resposta negativa ou positiva sobre a sua solicitação. A reserva de espaço é feita totalmente on-line e o retorno sobre a solicitação é muito mais rápido e prático;
- Menos tarefas para porteiros e zeladores: com o sistema de reserva de espaço, os profissionais do condomínio podem se dedicar, com mais atenção, a outras questões de grande importância, como a limpeza e a segurança do local, afinal eles não precisarão mais acompanhar as solicitações de uso das áreas comuns. Dessa forma, esses profissionais podem contribuir para uma melhor administração do condomínio e elevar o nível da gestão do síndico;
- Ciência total das regras de uso do espaço: para que o condômino consiga solicitar a reserva da área comum, ele precisa clicar em um botão no qual ele afirma que está ciente das regras de uso do local. Essa funcionalidade resguarda o síndico caso seja necessário a aplicação de alguma multa ou advertência após o uso inadequado do espaço ou quebra de regras.
Após ver todas as vantagens, temos certeza que você quer modernizar o processo de reserva de espaço. Por isso, criamos este manual para te ajudar na configuração dessa poderosa ferramenta, disponível de maneira gratuita apenas para os clientes PACTO.
No primeiro capítulo, iremos listar todos os documentos que você, síndico, deve ter em mãos antes de começar a parametrizar o espaço comum no nosso site. Após isso, iremos explicar cada funcionalidade e o passo a passo para fazer o cadastro. Em seguida, como realizar a reserva e por fim, na quinta e última unidade, vamos detalhar o procedimento de como avaliar uma solicitação de uso.
Continue a leitura e aprenda como fazer a parametrização dos espaços do seu condomínio. Após adotar essa ferramenta, os seus problemas relacionados a esse tema cessarão!
Capítulo 1 – Documentos necessários para o cadastro da área comum
Antes de começar a parte prática da parametrização, é fundamental que tenha alguns documentos em mãos. Afinal, ter esses dados acessíveis otimiza o processo e você não precisará parar a configuração para buscar as informações.
Confira abaixo quais documentos necessários:
❏ Regulamento do uso das áreas comuns digitalizado;
❏ Regulamento interno do condomínio.
➔ Ao ter esses documentos em mãos, separe as seguintes informações:
❏ Dias da semana e horários que o espaço pode ser usado;
❏ Valor da cobrança após o uso (se tiver);
❏ Prazo mínimo para cancelar a reserva (em dias)
❏ Prazo máximo para solicitar a reserva (em dias);
❏ Número máximo de pessoas que podem usar o local;
❏ Intervalo para que a unidade possa solicitar a reserva do espaço novamente – isso evita o monopólio da área comum por uma unidade.
Atenção! Todas essas regras necessárias para a parametrização da reserva de espaço devem estar no regulamento de uso ou no regimento interno do condomínio. Não se deve criar novas regras sem que elas sejam aprovadas em assembleia!
Capítulo 2: Passo a passo para parametrizar a área comum do seu condomínio
Agora que você já está com todos os documentos e informações em mãos, siga o passo a passo abaixo para cadastrar a área comum do seu condomínio.
Informação importante! A parametrização só pode ser feita no site. Já para solicitação de reserva e aprovação de uso, é possível usar o site ou aplicativo.
Passo 1 – Você deve, primeiramente, acessar o site da PACTO. Na página principal, clique em Acesso Online.
Passo 2- Faça o login utilizando seu CPF/CNPJ e sua senha. Caso essa seja a sua primeira vez em nosso site, clique em “Cadastrar Senha” e siga as orientações.
Passo 3 – Após efetuar seu login, você terá acesso à sua Área de Cliente. No menu, ao lado esquerdo, clique na opção “Reserva de Espaço” e, em seguida, clique em “Cadastrar Espaços”.
Passo 4 – Depois de clicar em “Cadastrar Espaços”, você terá acesso à tela com todas as parametrizações disponíveis. Preencha seguindo as orientações abaixo.
Nome do espaço: Nesse item, você vai colocar o nome da área comum. Recomendamos que use o mais conhecido e usado pelos condôminos.
Torre: Esse espaço só deve ser utilizado caso o condomínio tenha mais de um torre ou bloco e a área comum só pode ser usada por determinados condôminos. Por exemplo, o morador do bloco 1 só tem acesso ao salão de festa 1; já o do bloco 2, pode reservar apenas o salão de festa 2. Mas atenção! Para fazer este cadastro é necessário entrar em contato com o seu gerente. Clique aqui e fale com ele.
Dias da semana: Selecione os dias da semana que o espaço está disponível para reserva.
Outra unidade pode reservar no mesmo dia?: Aqui é para sinalizar se o local pode receber mais de uma reserva no mesmo dia. Geralmente, áreas comuns como academia podem ser usadas por mais de uma unidade diariamente. Caso você selecione sim, aparecerá, logo abaixo do item “horário”, o tempo de duração da reserva.
Horário: Neste espaço, deve-se sinalizar o horário de início e fim para a utilização da área comum. Detalhe importante: a hora deve ser em formato de 24 horas. Por exemplo, uma hora da tarde deve-se usar 13:00.
Lotação máxima (somente número): Sinalize aqui a quantidade máxima de pessoas que podem estar presentes neste espaço. Lembre-se de que estamos ainda na pandemia, por isso, é importante que se atendam às regras de distanciamento social e evitem aglomerações.
Cobrança por uso?: Caso a área comum tenha alguma cobrança, ela deve ser sinalizada neste item. Após clicar em “sim”, aparecerá um quadrado para que seja colocado o valor a ser cobrado. Fazer essa configuração será importante para otimizar o seu trabalho, pois o departamento de Taxas da PACTO receberá um e-mail informando da reserva e o valor a ser recebido no próximo boleto de condomínio.
Limpeza? Ao clicar em “sim”, é possível enviar um e-mail para a pessoa ou empresa responsável avisando de que será necessária limpeza no local.
Deixar espaço ativo para reserva recorrente? Essa parametrização permite ou impede que o condômino reserve o espaço mais de uma vez e de forma simultânea. Ou seja, somente poderá marcar novo evento, após cumprir o agendamento do primeiro evento.
Ex.
Unidade diferente pode reservar no mesmo horário? Nesse parâmetro será possível autorizar que moradores de diferentes unidades usem o espaço no mesmo horário. Se você habilitar essa possibilidade, irá abrir um campo para preencher o número de apartamentos/casas que podem usar o local na mesma hora.
Ex.
Prazo mínimo para reserva (somente número): Escreva quantos dias mínimos de antecedência são necessários para solicitar o uso da área comum.
Ex.
Prazo máximo para reserva (somente número): Aqui, configura-se o período que a agenda para uso do espaço ficará aberta (geralmente são 30 dias).
Ex.
Intervalo para nova reserva (somente número): Sinalize o tempo mínimo que a unidade pode pedir para usar o espaço comum novamente. Isso evita a monopolização e dá a oportunidade para que todos os condôminos consigam usar o local.
Cancelamento com antecedência (somente número): Neste campo, você vai informar qual é o prazo mínimo em dias para que se possa cancelar a solicitação de uso do espaço sem a cobrança (se for o caso).
Disponível para reserva?* Nessa parametrização, você libera o espaço para que condôminos consigam reservar imediatamente o uso do local. Sugerimos que você teste os parâmetros antes de disponibilizar.
Atenção! O departamento de Taxas irá acrescentar o valor do aluguel no boleto do condomínio com base na data do evento e não no dia da reserva.
Informar ao Condomínio?: Aqui você tem a possibilidade de sinalizar caso queira aprovar as solicitações de reserva.
Observação (100 caracteres): Descreva aqui as principais informações e regras básicas de uso do espaço. Esse texto ficará disponível para o condômino quando ele solicitar a reserva.
Arquivo com o termo de aceite: Anexe nesse espaço um documento – em formato de pdf – com todas as regras para a utilização da área comum. Esse arquivo irá aparecer para o morador após ele solicitar a reserva e, logo abaixo, um botão para que ele clique informando que está ciente daquelas informações.
Informação importante! Alguns campos possuem um asterisco vermelho. Isso significa que, para concluir a parametrização, é necessário que pelo menos esses espaços estejam preenchidos com os dados corretos. (dados obrigatórios)
Capítulo 3: Bloquear horários
Nessa configuração, é possível bloquear o uso da área comum nos dias de manutenção, limpeza ou qualquer outra intervenção necessária no local. Para isso, basta clicar em “Reserva de espaço – Novo” > “Bloquear horários”.
Após isso, você deve selecionar o espaço que ficará fechado, o motivo e o período.
Capítulo 4: Consulta dos espaços cadastrados
Após fazer a parametrização da área comum, recomendamos que você consulte para verificar se todas as informações estão corretas. A verificação pode ser feita na opção “Consultar Espaços”.
Nesse local, você pode editar os parâmetros e liberar ou bloquear os espaços cadastrados. Para acessar essa funcionalidade, basta clicar em “Reserva de Espaço – Novo”, também no menu ao lado esquerdo de sua Área do Cliente, e depois em “Consultar Espaços”.
Aqui é possível excluir e editar os parâmetros dos espaços do seu condomínio sem cadastrar novamente, além de também habilitar as unidades que podem ter acesso ao espaço.
Além da possibilidade de editar os parâmetros dos espaços do seu condomínio, sem cadastrar novamente, outra vantagem é poder bloquear uma área comum, caso ela esteja passando por uma reforma, por exemplo. Assim, enquanto estiver bloqueada, os condôminos não conseguirão reservar a área comum.
Atenção! Para que os moradores do seu condomínio visualizem o espaço, é necessário que você habilite. Por isso, após cadastrar a área comum, deve-se também clicar em “Cadastrar perfil de acesso” > “marcar todos” e, se for o caso, desabilitar para as unidades que não podem usar.
Capítulo 5: Como fazer a reserva do espaço
Com as áreas comuns do seu condomínio já disponíveis, agora iremos ensinar como fazer a solicitação de uso, que pode ser feita no site ou no aplicativo PACTO.
Porém, antes de começar esse passo a passo, é importante frisar que a reserva de espaço só pode ser feita como usuário do condômino. Ou seja, caso você, síndico, queira reservar, entre com o seu perfil de morador.
Além disso, também recomendamos que, antes de começar a divulgar a possibilidade de reservar a área comum usando a ferramenta da PACTO, faça-se uma campanha para atualizar os cadastros das unidades. Afinal, será necessário que o CPF e e-mail estejam corretos em nosso sistema para que o condômino consiga acessar tanto o site quanto o app. No momento a reserva é feita por unidade e não por usuários de cada unidade.
BOX: Quer ajuda para fazer a campanha de atualização de cadastro? Temos alguns materiais para você divulgar no grupo de WhatsApp do condomínio. Também conte com a ajuda da Comunicação da PACTO na estratégia de divulgação.
5.1 – Veja como fazer a reserva pelo site.
Passo 1- Entre no site da PACTO, clique em “Acesso Online”, insira o seu CPF e selecione o seu perfil de condômino.
Passo 2- Na página inicial da Área de Cliente, vá no menu disponível do lado esquerdo e clique em “Reserva de Espaço”.
Passo 3- Selecione o espaço disponível e que seja do seu interesse.
Passo 4- Depois de selecionar o espaço, aparecerá um calendário com as datas disponíveis na cor verde e as que já estiverem ocupadas aparecerão em laranja.
Passo 5- Logo após selecionar a data desejada, você terá que informar o horário e seus dados para receber a notificação após a validação do pedido.
Passo 6- Em seguida, aparecerá uma tela com o documento anexado contendo todas as regras de uso do local e a confirmação com as informações da reserva.
PRONTO! Agora é só esperar a validação da reserva!
5.2 – Agora, veja como fazer a reserva pelo aplicativo PACTO.
Passo 1- Entre no aplicativo PACTO, digite o seu CPF e senha (são os mesmos do acesso ao site) e pressione “acessar”.
Passo 2 – Na tela inicial, verifique qual é o perfil que está logado. Para trocar, clique na tela azul superior que aparecerão todos os perfis cadastrados com o seu CPF.
Passo 3- Depois de ter selecionado o perfil de condômino, clique no ícone “Reserva de Espaço” na tela inicial.
Passo 4- Após isso, selecione o botão “Nova Reserva”.
Passo 5- Aparecerá uma tela com todos os espaços comuns do seu condomínio. Você deve selecionar qual deseja, complete com as suas informações pessoais e depois pressione o “Reservar” .
Pronto! Você fez a solicitação para uso da área comum.
BOX: Após fazer o pedido de reserva do espaço comum, você receberá um e-mail confirmando a solicitação, semelhante a mensagem abaixo.
Capítulo 6: Aprovação das solicitações
Após as solicitações de reserva das áreas comuns feitas pelos condôminos, você poderá visualizar todas elas em um calendário. Os dias livres, nos quais são possíveis reservar o espaço, estarão na cor verde; já os dias com reservas solicitadas aparecerão na cor laranja.
6.1 – Aprovação pelo site
Para ter acesso a este calendário, basta clicar em “Reserva de Espaço” e selecionar a opção “Consultar Solicitações”.
Caso queira saber mais sobre as solicitações de reserva neste calendário, você pode clicar nas datas em cor laranja. Ao clicar, verá o detalhamento da reserva com os itens:
- identificação da unidade solicitante;
- data da reserva, horário;
- espaço solicitado,
- status;
- aprovação da reserva.
No último item, em “aprovação da reserva”, você poderá aprovar ou rejeitar a solicitação do condômino. Ao aprovar, o status da reserva aparecerá como “confirmada”; caso você desaprove a solicitação de reserva, aparecerá como “rejeitada”. Veja o exemplo abaixo:
Você receberá e-mails com todas as solicitações de reservas. Vale ressaltar que, para receber essas notificações, é preciso habilitar o parâmetro “Informar ao Condomínio”. Ele é encontrado na opção “Cadastrar Espaços”, exposto no capítulo 2 deste manual.
6.2 – Aprovação pelo site
Você também pode aprovar as solicitações de reserva de espaços pelo aplicativo PACTO. É muito simples. Veja:
Passo 1 – Entre no aplicativo PACTO, digite o seu CPF e senha (são os mesmos do acesso ao site) e pressione “acessar”.
Passo 2 – Na tela inicial, verifique qual é o perfil em que está logado, pois a aprovação das reservas de espaço só podem ser realizadas pelo síndico. Para trocar, clique na tela azul superior que aparecerá em todos os perfis cadastrados com o seu CPF.
Passo 3- Depois de ter selecionado o perfil de síndico, clique no ícone “Reserva de Espaço” na tela Administrativo.
Passo 4 – Logo em seguida, aparecerá um calendário. As datas em verde são os dias disponíveis para reserva; as datas em vermelho são os dias em que o espaço já foi reservado.
Passo 5 – Ao rolar a tela, você encontrará as informações sobre as reservas que estão pendentes, aguardando a sua aprovação. Para aprovar as solicitações, basta clicar em “reservas pendentes” e aprovar uma de cada vez.
Muito fácil usar a nossa plataforma de “Reserva de espaço”, não é mesmo? Então, não perca mais tempo e leve essa funcionalidade para o seu condomínio!
Conclusão
Agora você já sabe como cadastrar, consultar e aprovar as solicitações de reserva de espaços do seu condomínio, além de conhecer todas as particularidades e opções da plataforma. Com isso, é hora de utilizar esta facilidade da PACTO e aproveitar todas as vantagens que ela oferece.
Sem dúvida, a reserva de espaço auxiliará de forma satisfatória a gestão de seu condomínio, promovendo segurança, eficiência e praticidade. Esperamos que este manual tenha lhe ajudado a compreender melhor esta inovação.
Caso ainda possua alguma dúvida sobre a reserva de espaço, entre em contato com seu consultor.
PACTO, a sua Administradora de Condomínios.