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Nos últimos anos, com o crescimento das compras online, a portaria assumiu um papel central no recebimento de encomendas em condomínio. Esse gerenciamento das entregas exige organização e colaboração para evitar sobrecarga dos funcionários e possíveis mal-entendidos. Pensando nisso, trouxemos questões importantes para auxiliar você no dia a dia, evitar problemas e agilizar processos. 

Dicas para a gestão do condomínio

1 – Crie regras em assembleia

Estabeleçam normas bem definidas para o recebimento de encomendas em assembleia geral, ordinária ou extraordinária. Assim, os proprietários poderão sugerir e, posteriormente, votar as regras do condomínio. Desse modo, evitam-se discordâncias e problemas futuros.

2 – Defina um local de armazenamento

Muitas portarias possuem pouco espaço para recebimento de alguns produtos. Por exemplo, algumas delas não comportam uma caixa de um móvel grande. Nesses casos, o condomínio pode destinar uma sala ou um armário específico para essa finalidade. Assim, minimizam-se eventuais possibilidades de extravio interno, oferecendo maior controle.

3 – Controle o recebimento dos itens

É importante ter regras para garantir que não ocorram divergências, por exemplo, a alegação de que um produto do morador não tenha sido entregue. Ter uma gestão de controle de recebimentos, com assinatura do morador ao retirar o item é uma das possibilidades de controle. Além disso, podem ser estabelecidos horários específicos para a retirada (para não sobrecarregar os porteiros) e apresentar documento para registro de recebimento.

4 – Treine os funcionários

Os porteiros do condomínio precisam passar por todos os processos de treinamento para terem conhecimento de como proceder dentro das regras estabelecidas. Isso deve ocorrer em três momentos específicos:

• quando são implementadas as novas regras no condomínio;
• ao chegar um novo funcionário;
• em momentos periódicos, para reforçar as regras que foram estabelecidas.

5 – Use a tecnologia a seu favor 

Para otimizar o recebimento de encomendas, o Aplicativo PACTO possui a ferramenta “Entregas & Encomendas” para condomínios que possuem portaria presencial. Além de inserir a foto da encomenda, o colaborador pode informar a data de recebimento, remetente e destinatário, se ela foi retirada ou não e o morador recebe um aviso, garantindo mais transparência e agilidade no processo. Se você é síndico da PACTO, converse com o seu gerente sobre o app.

Dicas para a rotina dos condôminos

6 – Retire suas encomendas rapidamente

Deixar caixas acumuladas na portaria ocupa espaço e pode gerar risco de extravio. Sempre que possível, retire no mesmo dia.

7 – Avise quando alguém for retirar por você

Se não puder buscar, autorize um familiar ou amigo. Isso evita constrangimentos e garante segurança no processo, seguindo as regras de registro e retirada estabelecidas pelo condomínio.

8 – Itens grandes? Avise com antecedência

Móveis, eletrodomésticos e compras volumosas precisam de atenção especial. Informe à administração para que o espaço de armazenamento seja reservado e tudo seja organizado sem atrapalhar a rotina do prédio.

9 – Pense nos porteiros

O porteiro não é responsável por carregar pacotes até o apartamento. Valorize o trabalho deles e facilite a logística, buscando seus itens no local indicado.

10 – Respeite os limites

Produtos perecíveis, medicamentos ou itens de alto valor merecem cuidado redobrado. Sempre que possível, combine a entrega em horários em que você esteja presente, reduzindo o risco de danos ou extravios.

O recebimento de encomendas em condomínio pode ser um desafio, principalmente para os que têm um alto número de moradores. Com essas medidas, as encomendas não se perdem e podem ser recebidas mais rapidamente pelos moradores.

Organizar o condomínio é uma das tarefas mais complexas dos síndicos. E outro ponto que deve ser observado é o uso das áreas comuns. Acesse aqui dicas importantes sobre o tema e tire suas dúvidas!