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Quando o assunto é contabilidade de condomínio, é comum surgirem muitas dúvidas, ou seja por parte dos condôminos ou do próprio síndico. O tema tem sua base legal na Lei nº 4.591/64, também conhecida como Lei do Condomínio.

Em primeiro lugar, a contabilidade é essencial para a escrituração de toda a movimentação financeira do condomínio. A saber que, conforme o artigo 22, é obrigação do síndico manter, durante o período de cinco anos, toda documentação contábil relativa ao condomínio.

No entanto, será o síndico responsável pela contabilidade? Como fazer se ele não tiver conhecimento técnico na área? A administradora pode assumir a tarefa? Como lidar com os assuntos burocráticos que envolvem as finanças do prédio?

Neste artigo, vamos tratar, sobretudo, das principais dúvidas envolvendo a contabilidade de condomínio. Além de entender a importância disso, você vai saber como fazer esses cálculos e quem deve ficar responsável por eles. Acompanhe e descubra!

Por que a contabilidade do condomínio é importante?

A gestão de um condomínio inclui uma série de obrigações, e talvez a mais complexa seja aquela relacionada às finanças. Logo, as entradas e saídas de dinheiro para pagamento de encargos trabalhistas, tributos, contas de luz e demais despesas do dia a dia demandam, portanto, organização e controle por parte do síndico.

De acordo com a legislação, a manutenção dos registros contábeis é uma responsabilidade do síndico. Todavia, isso não significa que ele deve fazer a parte técnica, mas que é ele o responsável por encaminhar o assunto a um profissional e garantir que o trabalho seja executado.

A contabilidade é fundamental para a prestação de contas, dessa forma, ela deve ser feita com cautela e absoluto controle por parte dos responsáveis a fim de garantir a transparência e, assim, o controle das finanças do condomínio.

Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?

Como vimos, o síndico é responsável pela prestação de contas. Entretanto, se ele não tiver conhecimento técnico para tal, poderá contratar um terceiro especializado para realizar a contabilidade.

Aqui, vale destacar que a contratação de um profissional da área contábil ou de uma administradora, que também pode ficar responsável pelo assunto, deve ser aprovada em assembleia.

Porém, a contratação e execução de trabalho por terceiro não exime o síndico da responsabilidade de fiscalizar e acompanhar todo o trabalho desenvolvido.

Logo, mesmo não sendo responsável pela execução dos processos contábeis propriamente ditos, ele é o encarregado de manter todos os registros de movimentações financeiras do condomínio pelo prazo mínimo de cinco anos.

Inclusive, apenas com esses registros o síndico consegue prestar contas na assembleia.

Como fazer a contabilidade do condomínio?

A contabilidade do condomínio é fundamental para o gerenciamento adequado dos recursos dos condôminos. Com isso, possibilita um controle mais eficiente do dinheiro.

Dessa forma, os documentos fiscais que devem ser mantidos pelo síndico ou administradora por ao menos cinco anos são os listados abaixo:

• demonstrativos de receitas e despesas dos últimos cinco anos;
• prestação anual de contas;
• todas as despesas mensais;
• apurações das contas da gestão anterior;
• contratos mantidos com prestadores de serviços.

Outros documentos importantes que também devem ser arquivados são:

• cartão do CNPJ e inscrição na Receita Federal;
• documentos fornecidos pela construtora: manual do proprietário, auto de conclusão e alvarás;
• plantas da edificação;
• escrituração contábil;
• documentação trabalhista, incluindo guias de recolhimentos de FGTS e INSS;
• documentos fiscais, certificados de garantia e manuais dos elevadores, gerador de energia e demais equipamentos;
• auto de vistoria do corpo de bombeiros.

Além disso, é importante conhecer as contribuições e tributos obrigatórios para condomínios. Por isso, selecionamos a seguir, algumas das principais, mas se lembre sempre de buscar o suporte com a sua administradora ou contador contratado:

• obrigação de arrecadar FGTS e IRRF para os colaboradores contratados;
• recolhimento do INSS para profissionais com carteira assinada e prestadores de serviços autônomos;
• retenção e recolhimento do ISS e CSLL nas contratações de prestadores de serviço, com base na legislação do seu município;
• recolhimento do PIS sobre a folha de pagamento;
• retenção e recolhimento do COFINS em contratações de prestadores de serviço com valores superiores ao mínimo legal.

Então, perceba que há muitos documentos e tributos relacionados à contabilidade do condomínio. Em outras palavras, a recomendação é que o síndico busque, principalmente, suporte especializado, logo, isso vai trazer mais segurança e minimizar riscos tributários e legais para o condomínio.

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