Quem administra a movimentação financeira do condomínio precisa manter a gestão das finanças em dia, incluindo o arquivamento dos documentos que comprovam a movimentação. Isso porque, ao final de um período pré-determinado em assembleia, é preciso apresentar a prestação de contas e o histórico de gastos.
Então, se você é o síndico e quer tornar a gestão mais eficiente, verá, neste artigo, cinco dicas para deixar a movimentação financeira organizada e mais transparente, para que os condôminos fiquem tranquilos em relação ao destino dos recursos empregados.
O que é, como funciona e qual a importância da movimentação das finanças do condomínio?
De maneira geral, a movimentação das finanças é toda operação envolvendo os recursos financeiros realizados em bancos por uma pessoa física ou jurídica. Quando ela acontece em condomínios, é denominada movimentação financeira do condomínio.
O funcionamento da movimentação é relativamente simples, desde que haja organização. Basta fazer o levantamento dos gastos, receitas e pagamentos do condomínio. Essa iniciativa é muito importante para a organização do fluxo de caixa e para evitar os gastos não planejados.
Quais as dicas para organizar a movimentação financeira do condomínio?
A seguir, você confere as melhores dicas para organizar a movimentação financeira do condomínio.
1. Organize as finanças
O primeiro e fundamental passo para fazer o controle financeiro de condomínios é organizar as finanças visando o alcance do equilíbrio financeiro, para garantir a organização do fluxo de caixa e evitar gastos não planejados. Para isso, é preciso fazer um levantamento de todos os gastos, incluindo:
- investimentos do condomínio;
- pagamentos realizados;
- receitas;
- folha de pagamento de funcionários;
- contratos de prestadores de serviço, administradora e conservadora;
- arrecadação de taxa de condomínio ordinária e extraordinária.
2. Reduza os custos
Tudo o que foi gasto no condomínio, desde o pagamento dos colaboradores, passando pela manutenção das áreas comuns até os custos imprevistos (extraordinários) no orçamento. Para isso, o ideal é dividir as despesas em grupos, como:
- taxas e impostos;
- custos variáveis;
- manutenções.
Acerca dessas últimas, pense que determinados tipos de manutenção são realizadas periodicamente, como forma de reparar os desgastes provenientes do tempo, as pinturas de fachadas, a limpeza de caixa d’água (que deve ser feita a cada seis meses), etc.
3. Controle a inadimplência
A melhor maneira de lidar com a falta de pagamento é conseguir mais eficiência e agilidade nas cobranças. Para isso certas medidas devem ser consideradas para uma boa movimentação financeira do condomínio, como
- educar condôminos (com comunicados impressos e cartilhas) sobre a economia no interior do apartamento com despesas alheias ao valor do condomínio e como evitar as onerosas multas de condomínio;
- fazer revisões nas folhas de pagamentos (incluindo as horas extras);
- educar os colaboradores para gerar economia de energia;
- melhor gestão dos custos do condomínio;
- revisar as horas extras;
- instruir os condôminos sobre a retirada de segunda via de boleto e a importância de evitar inadimplência.
4. Registre as movimentações
Não gastar mais com gastos do que arrecada com receitas. Essa é uma medida simples para o controle financeiro de condomínios. Para isso, é importante registrar toda a movimentação financeira, bem como as operações realizadas.
Assim, o síndico reúne e disponibiliza aos condôminos — em assembleias — informações acerca dos custos principais por meio de demonstrativos financeiros e relatórios que auxiliam as tomadas de decisão.
5. Conte com a tecnologia
Contar com a tecnologia traz benefícios para todos os setores, e com a administração de condomínios não seria diferente. Assim, valer-se das tecnologias existentes e das que ainda estão por vir é fundamental.
O balancete digital é uma ótima forma de controle e transparência. Assim, os condôminos estarão cientes de todas as entradas e saídas do caixa do condomínio, mensalmente. Essa ferramenta também facilita a prestação de contas anual que deve ser feita pelo síndico.
Outro exemplo bastante recente é a portaria remota. Por meio dela, é alcançada mais economia ao otimizar gastos com folha de pagamento dos funcionários, além de reforçar a segurança como um todo, algo crucial nos dias atuais.
Neste post, você viu a grande importância de realizar corretamente a movimentação financeira do condomínio, bem como as melhores dicas nesse sentido. Para facilitar a atuação do síndico, conte com serviço de gestão financeira da Pacto Administradora para auxiliá-lo em todas as sugestões propostas.Para tanto, não exite em entrar em contato conosco e conhecer nossas soluções!
