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eSocial para o Condomínio – Guia completo

eSocial para o Condomínio – Guia completo

Síndico, você sabe o que é o eSocial? Como essa ferramenta pode te ajudar a cumprir as obrigações legais do condomínio? Quais obrigações estão inclusas?

Se você ainda tem dúvidas sobre o eSocial para o Condomínio, não se preocupe. Vamos mostrar como você pode implantar o eSocial no seu condomínio de forma eficiente e alinhada.

Devido a pandemia, recentemente, o calendário de implementação foi alterado e a Fase 3 do eSocial para empresas pertencentes ao 3º grupo, que inclui os condomínios, deve ser feita a partir do 10 de maio de 2021.

Segundo a portaria do Ministério da Economia, torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (eventos periódicos) pelo sistema a partir das 8 horas de 10 de maio de 2021 de fatos ocorridos a partir de 1º de maio de 2021.

Já a implantação da 4ª Fase ficou para 10/01/2022. Nesta última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).

O que é o eSocial?

De acordo com o projeto do governo federal, o eSocial foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

O eSocial faz parte de uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades federais: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb. Todos esses orgãos e entidades trabalhando juntos para que seja realizada a transmissão das informações de forma unificada, substituindo o preenchimento de diversos formulários e declarações. Se antes o processo era totalmente manual, burocrático e muito trabalhoso, hoje com o eSocial é menos trabalho e centralizado.

Obrigações comunicadas ao Governo pelo e-Social:

  • GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • RAIS (Relação Anual de Informações);
  • LRE (Livro de Registro de Empregados);
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
  • Folha de pagamento;
  • CD (Comunicação de Dispensa);
  • GPS (Guia da Previdência Social);
  • QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
  • CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
  • CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
  • DIRF (Declaração do Imposto de Renda);
  • DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
  • GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
  • MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais).

Vantagens do eSocial para o Condomínio

  • Viabiliza garantia aos direitos previdenciários e trabalhistas;
  • Simplifica o cumprimento de obrigações;
  • Aprimora a qualidade das informações das relações de trabalho;
  • Diminui erros de cálculo;
  • Melhora a segurança jurídica.

eSocial Simplificado: menos burocracia em 2021

A divulgação do novo calendário de implementação do eSocial veio com uma boa notícia: a partir de 2021, o site terá uma nova versão, mais simples e com o layout mais intuitivo. Esse portal está sendo chamado pelo governo de eSocial Simplificado.

De acordo com a divulgação do Ministério da Economia, o eSocial Simplificado reduzirá o número de eventos, de campos do layout, excluindo informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados, e utilizará o CPF como identificação única do trabalhador.

Fases de implantação do eSocial

Conheça as fases essenciais de implantação do eSocial para o condomínio. É válido lembrar que essas fases são de responsabilidade do condomínio (síndico), e da administradora responsável também.

  1. é feito um levantamento de todas as informações cadastrais do condomínio (cargos, funções e salários);
  2. todas as informações coletadas são inseridas no novo sistema, é incluído também encargos, férias e turnos trabalhados;
  3. as informações sobre a folha de pagamento são entregues.
  4. as contribuições previdenciárias, incluindo o envio e controle dos dados sobre segurança e saúde são unificados.

Conte com a PACTO Administradora para registrar e revisar todas as informações coletadas por você, assim, o planejamento será otimizado e os prazos serão devidamente cumpridos.

Prazos legais

É imprescindível que os prazos (definidos de acordo com o Comitê Diretivo do eSocial ) para envio das obrigações sejam cumpridos. Por isso, se atente aos prazos e lembre-se: os condomínios estão inclusos no 3º grupo de empregadores optantes pelo Simples Nacional (empregadores pessoa física, produtores rurais pessoas físicas e entidades sem fins lucrativos)

O eSocial para condomínios passa por um sistema de verificação da autenticidade dos dados.

  • 1ª Fase: 10/01/2019 – Apenas informações relativas às empresas e às pessoas físicas, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas;
  • 2ª Fase: 10/04/2019 – Nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos (eventos não periódicos), e as pessoas físicas quanto aos seus empregados. Ex: admissões, afastamentos e desligamentos
  • 3ª Fase: 01/05/2021 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento. Substituição da GFIP: (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias (Instrução Normativa específica, a ser publicada) (Data a definir) – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019);
  • 4ª Fase: 10/01/2022 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).

Não se esqueça de informar as seguintes obrigações:

Existem alguns processos importantes e que devem ser inclusos na rotina administrativa do condomínio, caso contrário, será cobrado multa.

Admissão

O funcionário só poderá começar a trabalhar depois de ser registrado e estar com o contrato assinado. O condomínio deverá enviar à administradora o e-mail de autorização de admissão, contendo nome, telefone, função, horário de trabalho e valor do salário do trabalhador, com pelo menos 05 dias uteis de antecedência. Essas informações se não enviadas ao governo poderão gerar multas de até R$ 3.000,00.

Rescisão de contrato

O condomínio deve se atentar ao prazo para efetuar o pagamento da rescisão. Se o tempo ultrapassar, o condomínio passa a ser responsável por arcar com o custo de até um salário do trabalhador.

Acidente no ambientede trabalho

Caso aconteça algum acidente, comunique ao RH imediatamente, o prazo para notificar ao eSocial pelo acidente é de 24h, caso esse prazo não seja cumprido, a multa é de R$403,54.

Controle de frequência

O limite de horas extras permitidas é de apenas 2 horas diárias. E o intervalo entre os turnos do trabalhador, não pode ser inferior a 11 horas. Caso essa exigência não seja respeitada, a multa é de R$37,83 por colaborador (o valor pode dobrar).

Alteração de cargo ou salário

A informação deve ser enviada ao departamento pessoal para que seja transmitida ao governo no máximo um mês antes a vigência. O valor da multa é de R$402,54.

Direito as férias

O condomínio deve avisar ao departamento pessoal para que a informação seja inserida no sistema com antecedência de 30 dias ao inicio das férias. E caso o funcionário trabalhe no período de férias, a multa varia de R$10,64 a R$106,41.

Afastamento temporário

É importante notificar ao departamento pessoal o afastamento do funcionário (férias, licença-maternidade, auxilio doença). O valor da multa para as empresas que transmitem a informação de forma errada, pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.

Agora que você já sabe tudo sobre o eSocial para o Condomínio, é hora de colocá-lo em prática no seu condomínio. Vamos lá?

Cronograma do eSocial

Apesar do prazo de implantação das últimas fases terem sido alterados, a primeira e a segunda etapa já estão vigentes. Procure envolver todos os responsáveis pela coleta dos dados dos trabalhadores. E desenvolva um cronograma organizado e com datas, para que você possa seguir religiosamente os prazos estabelecidos. Conte com o próprio portal do eSocial, para ficar por dentro dos prazos: portal.esocial.gov.br

Informações dos trabalhadores

Colete e organize todas as informações dos seus trabalhadores. Essa é a etapa que mais requer atenção, e mais trabalhosa. Mas calma, vai dar certo! É válido construir uma planilha com as informações que devem ser coletadas, e comece a inserir os dados. Caso o seu condomínio ainda possua funcionários não cadastrados, isso pode configurar um problema quanto as normas, uma vez que a obrigatoriedade do eSocial já é uma realidade.

Folha de pagamento

Antes de enviar as informações, separe um tempo para revisar a folha de pagamento, e itens referentes a ela, como benefícios. Caso haja a omissão de qualquer dado, o seu condomínio poderá ser multado.

RET – Registro de Eventos Trabalhistas

Conforme mencionamos anteriormente, o registro de admissões, alterações salariais e demissões devem ser transmitidas por intermédio do RET. Elas devem ser transmitidas o mais rápido possível.

Viu como o planejamento pode te ajudar a não ter sustos? Fique atento aos prazos e é claro, conte com a ajuda da PACTO Administradora de condomínios para te auxiliar em cada etapa de implantação do eSocial para o Condomínio.

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Este post tem 7 comentários

  1. Meu condomínio não tem funcionários. É um prédio pequeno, 6 apartamentos. Temos contrato somente com a Conservadora para manutenção e limpeza.
    Neste caso o condomínio também será obrigado a fazer o e-social?

    1. Olá Ana, mesmo sem empregados os dados referentes ao condomínio devem ser informados ao e-social. Precisamos de mais informações. Caso seja Síndica, envie uma solicitação com os dados do condomínio para seu Gerente. Abraços.

  2. Meu condomínio tem 1 funcionário (faxineira) ela não tem dependentes. Não consigo dar prosseguimento no preenchimento do formulário. Coloco o CPF dela e não consigo..
    Favor me informar
    CONDOMÍNIO EDIFÍCIO BRUNO (504)

    1. Silesia, favor entrar em contato com o departamento pessoal – 32185013 da PACTO para mais informações sobre essa atualização de cadastro. Essa atualização é importante pois incide diretamente no cálculo do imposto de renda (IRRF) do(s) colaborador(es) do condomínio. Além do nome e da data de nascimento, será necessário informar o CPF do(s) dependente(s) do(s) colaborador(es). Agradecemos seu retorno.

  3. O Condominio tem 2 funcionarios, e a contadora diz que para cadastrar e acessar o Esocial precisa de certificado digital, e nós nao temos. Gostaria de saber saber se realmente precisa de certificado?

    1. Altair,
      Para verificarmos sua solicitação é necessário informar o condomínio. Favor entrar em contato com o departamento pessoal – 32185013 da PACTO.
      Agradecemos seu retorno.

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