Blog

Entender como elaborar uma ata de reunião é essencial para registrar as informações adequadamente. De fato, esse tipo de documento influencia nas rotinas de um condomínio e no convívio entre os moradores.

O melhor caminho é manter esse procedimento de maneira formal para que nenhum registro possa ser modificado.

Além disso, a ata representa a veracidade das deliberações realizadas na assembleia e o compromisso dos moradores em cumprir as decisões tomadas. Outro ponto interessante é que cada síndico deve ter seu formato padrão para garantir a organização das assembleias e tomar as melhores decisões.

Quer saber mais? Vamos mostrar 5 dicas de como fazer uma ata de reunião em condomínio. Acompanhe:

1. Entenda as informações essenciais

O mais importante é ter em mente que em uma ata de reunião nenhum detalhe pode passar batido. Por este motivo, existem informações essenciais que devem ser discriminadas. Por exemplo, o nome e endereço do condomínio, local de realização, data, hora de início e fim da reunião.

Indique também a natureza da assembleia, se é extraordinária ou ordinária. Assim como se iniciou-se em primeira ou segunda convocação. Além disso, também é importante incluir um formato padrão para que todas as atas de seu condomínio fiquem organizadas.

Ainda que seja um documento mais formal, hoje em dia, você não precisa se preocupar em inserir termos extremamente técnicos para descrever a reunião.

Seu principal objetivo deve ser informar as pessoas que não puderam comparecer. Sobretudo, o que foi abordado registrando as conclusões definidas, para posteriormente implementar as medidas e exigir o cumprimento das regras.

2. Discrimine as pessoas presentes

Outro ponto indispensável no documento é a discriminação das pessoas presentes, com a indicação do cargo que exercem. Tais como síndico, presidente e secretário.

Aqui, além de nomes, sugere-se apontar o número do apartamento ou loja de cada um. Em reuniões com a presença de muitos condôminos, talvez não seja viável indicar o nome de cada um na ata.

Todavia, eles devem assinar a lista de presença, a qual pode ser registrada com o documento principal. Só assim será possível contextualizar o leitor sobre as decisões tomadas.

3. Inclua os assuntos discutidos

Os assuntos discutidos durante a reunião devem ser descritos na ata com as respectivas deliberações. Afinal de contas, a ata é de extrema importância para todos os moradores tomarem ciência sobre as decisões. Inclusive aqueles que não participaram da reunião.

Vale lembrar também que quem tiver acesso ao documento precisa entender com clareza os motivos que levaram aos pontos definidos.

Ao final, também será necessário incluir o compromisso firmado no momento de colocar as decisões em prática, o prazo estabelecido para que isso aconteça e quem será o responsável em cada demanda.

Apesar da pauta da reunião ser definida com antecedência, com o calor das argumentações sempre podem surgir novos assuntos do interesse de todos, que serão debatidos, porém sem votações. Não deixe de incluí-los na ata, para conhecimento de todos.

A vantagem de manter tudo organizado na ata é que isso evita que o mesmo assunto se estenda durante muito tempo e acabe sendo pautado em diversas reuniões. Na prática, tudo precisa ter tempo hábil para ser definido conforme seu grau de importância e de acordo com as regras do condomínio.

4. Descreva as motivações das decisões tomadas

Explicar por que cada decisão foi tomada se torna essencial para manter o bom convívio entre os vizinhos e evitar abordagens fora de hora aos síndicos.

Então, se possível, indique na ata a descrição de como os grupos chegaram a determinadas conclusões e esclareça tudo de maneira democrática.

Isso vale, especialmente, para as ideias que não foram aprovadas por problemas financeiros. Pois, costumam ser mais questionadas pelos moradores que não estavam presentes na data escolhida.

Sem contar que, dessa forma, fica mais simples acompanhar o andamento das soluções implementadas e avaliar se novas mudanças precisam ser tomadas.

5. Seja específico sobre a necessidade de assinaturas

A ata deve ser assinada pelo presidente e secretário, que garantem a lisura de todo o processo. Sugere-se que o síndico também a assine. Quanto aos condôminos, a assinatura não é obrigatória, porém, se eles assinarem a ata a sua credibilidade será ainda maior.

Em razão da pandemia provocada pelo coronavírus, foi promulgada a Lei 14.010/2020, que autorizou a realização das assembleias virtuais até 30/10/2020. Assim, a questão referente à assinatura da ata tem causado uma série de dúvidas nos síndicos.

A legislação dispõe que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial. Em vista disso, sugere-se gravar a reunião, com a ciência dos presentes. Dessa forma, dispensa-se a assinatura dos condôminos.

Via de regra, para fins de registro da ata da assembleia virtual em cartório, o presidente, secretário e síndico devem realizar a assinatura eletrônica. Confira-se as regras específicas no cartório da sua cidade.

Colocando em prática

Desta forma, durante as mudanças ocorridas pelo isolamento social, trazer soluções tecnológicas e adaptadas ao novo momento se torna uma boa opção.

Pronto! Agora você já sabe como elaborar uma ata de reunião específica para o seu condomínio. O grande diferencial está em buscar por opções práticas que facilitem o trabalho.

Em relação às assembleias virtuais, a modalidade ainda não é unânime, mas tem se tornado alvo de muito estudo pela inviabilidade de aglomerações durante a pandemia.

Gostou das informações do artigo? Compartilhe as informações em suas redes sociais para que seus seguidores também aprendam sobre o assunto.