A gestão condominial é uma atividade importante e deve acontecer de forma idônea e responsável para promover o bem coletivo. Neste sentido, a auditoria de condomínio é um mecanismo indispensável para a lisura e transparência da administração.
Trata-se de um procedimento com foco em garantir uma maior transparência nos processos administrativos. Mostrando para os moradores que as contas estão em dia e não há maiores problemas, sendo justo com os valores que eles estão pagando.
Neste artigo, trouxemos informações relevantes sobre o tema para tirar todas as suas dúvidas! Continue a leitura e veja o que é a auditoria de condomínio, quais são os objetivos, quais os tipos, a hora certa de fazer e muito mais!
O que é uma auditoria de condomínio?
A auditoria de condomínio é um procedimento no qual uma empresa externa fará a avaliação das contas do local, verificando se elas estão em dia. Sendo assim, trata-se de um processo de análise minuciosa, para saber se tudo está dentro do correto.
Neste sentido, a auditoria identifica em quais pontos há evidências de possíveis fraudes e questões que coloquem a lisura do local em xeque. A partir disso, o síndico e moradores podem corrigir não conformidades para manter a regularidade.
Além disso, quando falamos em condomínio, precisamos ter em mente que é um coletivo de pessoas que dividem o mesmo espaço. Do mesmo modo, auxiliam na manutenção, principalmente, por meio do pagamento da taxa condominial.
Em vista disso, uma boa forma de garantir transparência dessa taxa é por meio da auditoria de condomínio. Além de diversos outros aspectos que são avaliados pelos auditores, com foco em promover a melhoria e evitar situações de risco.
Quais os objetivos da auditoria de condomínio?
Os objetivos de uma auditoria condominial estão atrelados a organização das contas, ou seja, entender o cenário e possíveis pontos que não estão regulares. Sendo assim, a auditoria avalia dados e estuda cada processo para saber como está a gestão.
Basicamente, a finalidade da auditoria pode ser resumir aos seguintes fatores:
- avaliar se houve desvios;
- verificar se os serviços contratados foram realizados;
- avaliar todas as contas condominiais;
- criar relatórios claros para todos os condôminos;
- direcionar a elaboração de possíveis ações corretivas.
Além disso, outro objetivo da auditoria é identificar possíveis irregularidades fiscais para resolvê-las antes que provoque danos sérios. Todo o histórico é avaliado para chegar a um relatório conclusivo e bem embasado, para direcionar o plano de ação.
Quais os tipos existentes de auditoria de condomínio?
Neste sentido, há dois tipos principais de auditoria de condomínio que podem ser aplicadas em casos diferentes. Cada um deles tem o foco em questões específicas. Por isso, entender o conceito é essencial para delinear o tipo e o momento adequado para realizar.
Veja, a seguir, quais são os tipos da auditoria de condomínio!
Emergenciais
As emergencias ocorrem quando os condôminos suspeitam, por algum motivo, que há algo errado e, assim, pedem para que o procedimento seja realizado. O objetivo é analisar se é preciso realizar algum tipo de intervenção para solucionar possíveis fraudes e problemas.
Assim, analisa-se em que ponto pode estar um erro já ocorrido e, a partir disso, é estabelecido as medidas para corrigir e evitar novas ocorrências. A auditoria emergencial é importante para compreender a situação real e eliminar suspeitas.
Preventivas
São auditorias que ocorrem para manter a análise consistente da situação, evitando que seja preciso realizar uma intervenção emergencial em caso de problemas. Na maioria das situações, esse processo acontece de forma periódica, seja anual ou semestral.
Nesse contexto, a execução da auditoria preventiva é uma forma de evitar possíveis brechas que possam causar problemas contábeis no futuro. Por isso, contribui para promover a melhoria contínua e uma gestão eficiente, proativa e transparente.
Por que fazer uma auditoria de condomínio?
A realização de uma auditoria de condomínio é primordial para o bem-estar coletivo e a harmonia entre os gestores e condôminos. Sendo assim, há uma série de motivos pelos quais é importante realizá-la, especialmente de forma periódica.
Os principais deles são:
- melhora da gestão do condomínio;
- combate a fraudes que possam ocorrer;
- maior transparência sobre a prestação de contas sobre os gastos internos do condomínio;
- acompanhamento das contas do condomínio e controle de despesas;
- verificação da lisura das notas fiscais emitidas para o local;
- análise dos contratos realizados e verificação se há algum tipo de problema.
Qual a hora certa de fazer uma auditoria de condomínio?
Isso dependerá do tipo de auditoria realizada. Por exemplo, no caso preventivo, é importante que ela seja feita de forma periódica, para cumprir seu papel, justamente, de encontrar possíveis problemas antes que eles ocorram.
Nesse caso, pode-se definir um período mensal, trimestral, semestral ou anual, dependendo de como funciona o negócio. É importante que essa decisão aconteça em conjunto com os moradores, para alinhar as ações e elevar a transparência.
Já no caso da emergencial, deve-se solicitar que houver uma suspeita de problemas na contabilidade do condomínio, podendo ser feita por parte do síndico. Sendo assim, a auditoria tem o foco em identificar a situação real e esclarecer as dúvidas.
Quem pode solicitar a auditoria de condomínio?
A auditoria de condomínio é solicitada pelo síndico, que é o responsável pela gestão condominial. No entanto, também pode ser solicitada pelo conselho fiscal ou pelos moradores, que devem passar o assunto na assembleia antes de tudo.
Quais as fraudes mais comuns encontradas na auditoria?
Durante a execução de uma auditoria, seja ela preventiva ou emergencial, é comum notar erros que acontecem com maior frequência. Em suma, são situações graves e que resultam em sérios transtornos, por isso, é indispensável ter atenção.
Essas fraudes são:
- emissão e uso de notas fiscais frias;
- falta de lançamentos de acordos ou recebimentos;
- saques na conta do condomínio sem justificativa.
Quais ações adotar em caso de irregularidades?
Antes de tudo, é importante ressaltar que apesar do caráter fiscalizatório, os auditores são aliados da gestão. O objetivo é contribuir com informações realistas e elevar a transparência para saber exatamente o que é preciso corrigir para evitar danos maiores.
Por essa razão, após a realização da auditoria e identificação de irregularidades, o próximo passo é estruturar um plano de ação. Para atuar em cada uma das não conformidades, garantindo que sejam corrigidas e não aconteçam novamente.
A auditoria de condomínio tem um papel importante na transparência das contas do local e em diversos fatores administrativos. Assim, é fundamental estar atento ao momento certo de realizá-la e torná-la pública para todos os moradores.
Para isso, é importante ter uma empresa como a PACTO como parceira do seu condomínio. Consiste em uma parceria essencial para realizar auditorias com eficiência e dados reais para otimizar a gestão e garantir a regularidade.
Como pôde notar, a auditoria de condomínio é um mecanismo indispensável para minimizar problemas internos, conflitos e desconfianças. Portanto, não deixe de realizá-la para demonstrar a todos os moradores que tudo está bem gerenciado.Gostou do post? Agora que entendeu mais sobre a auditoria de condomínio, não perca tempo! Entre em contato conosco, conheça nossos serviços e saiba como podemos auxiliar em uma melhor gestão do espaço!
